Исполнительная смета

Исполнительная смета – один из ключевых документов при завершении строительных и ремонтных работ. Он необходим для фиксации фактических затрат и сравнения их с плановыми показателями. Значимость темы трудно переоценить: без корректно составленной исполнительной сметы невозможен прозрачный учет расходов по проекту, затрудняется сдача объекта и проведение расчетов с подрядчиком. Исполнительная смета входит в состав исполнительной документации сметы, подготавливаемой при завершении работ, и служит связующим звеном между плановой проектно-сметной документацией и реальными показателями выполнения проекта. Формальный и понятный подход к составлению этого документа позволяет избежать недопонимания между заказчиком и подрядчиком, а также соблюсти требования законодательства.

Что такое исполнительная смета

Исполнительная смета – это документ, который составляется в процессе выполнения строительных, ремонтных или иных работ и отражает фактические затраты на материалы, труд и другие ресурсы, использованные при выполнении проекта. Проще говоря, в исполнительной смете фиксируется реальная стоимость выполненных работ с разбивкой по видам работ, ресурсам и объемам, что дает возможность сравнить эти показатели с изначально запланированными в сметной документации. Такой документ позволяет увидеть, где произошли отклонения от плановых данных (превышение объемов, экономия, замена материалов и т.д.), и служит инструментом контроля за расходами.

Исполнительную смету иногда неформально называют "сметой по факту" или "закрывающей сметой", поскольку она составляется на финальной стадии проекта и фактически «закрывает» финансовый отчет по контракту. В ней сохраняется структура исходной сметы (разделы, статьи затрат, единицы измерения и расценки), но количества и суммы корректируются на основании реально выполненных объемов работ. Таким образом, исполнительная смета позволяет оценить реальную стоимость проекта и выявить расхождение с плановым бюджетом. Это важно как для подрядчика (чтобы получить оплату за все выполненные работы), так и для заказчика (чтобы убедиться, что оплата производится строго за фактически выполненное).

Примечательно, что несмотря на востребованность такого документа на практике, официально понятие "исполнительная смета" не закреплено в нормативных актах, и нет утвержденной стандартной формы для него. Тем не менее, в профессиональной среде этот термин широко используется, и многие организации разработали собственные шаблоны для оформления исполнительных смет. Далее мы рассмотрим роль и нормативные аспекты исполнительной сметы более подробно.

Роль исполнительной сметы в процессе строительства

В процессе строительства исполнительная смета играет важнейшую роль итогового документа, фиксирующего реальные финансовые итоги проекта. Её подготовка обычно осуществляется после завершения всех основных работ, когда известны точные объемы фактически израсходованных материалов, выполненных работ и понесенных затрат. Исполнительная смета является частью общего комплекта исполнительной документации по объекту, который подготавливает подрядчик для сдачи работ заказчику. Помимо чертежей и актов освидетельствования скрытых работ, заказчику передается и финансовая исполнительная документация – акты выполненных работ (формы КС-2), справки о стоимости (КС-3) и сводная исполнительная смета.

Практическая необходимость. На практике редко удается реализовать проект строго в рамках изначальной сметы без изменений. Опыт показывает, что почти всегда в ходе строительства происходят отклонения – дополнительные работы, изменения объемов, замены материалов – которые требуют корректировки сметы. Исполнительная смета как раз позволяет документально оформить эти изменения. Она служит основанием для окончательных расчетов между заказчиком и подрядчиком за выполненные работы. До тех пор, пока не будет согласована исполнительная смета, заказчик вправе удерживать оплату по спорным или неподтвержденным затратам. Таким образом, для подрядчика грамотное составление этого документа – залог своевременного получения оплаты по контракту, а для заказчика – инструмент контроля, позволяющий оплатить только фактически выполненные и подтвержденные работы.

Контроль и проверки. Исполнительная смета также облегчает прохождение проверок со стороны контрольных и надзорных органов. Например, при финансовом аудите или проверке Счетной палаты наличие сводного документа с детализацией фактических затрат упрощает доказательство целевого использования средств. В случае государственных заказов сметная документация (включая контрактную смету и изменения к ней) может запрашиваться контролирующими органами для проверки соответствия расходов условиям контракта. Согласно разъяснениям Минстроя, смета контракта является основанием для формирования первичных учетных документов по бухгалтерскому и налоговому учету, используемых при расчетах за выполненные работы, и при проверке выполненных работ контролирующими органами. Поэтому корректная исполнительная смета, где все изменения зафиксированы должным образом, служит своего рода «страховкой» для обеих сторон – она подтверждает обоснованность затрат и соблюдение условий договора.

Прозрачность и анализ. Наконец, исполнительная смета важна для внутреннего анализа и выводов по проекту. Сравнив ее с первоначальной (плановой) сметой, можно выявить причины отклонений: перерасход материалов, недооценку объемов работ, ошибки проектирования, изменение цен и т.д. Этот анализ позволяет в будущем точнее планировать бюджеты и избегать повторения ошибок. Для заказчика сравнение план/факт по смете – индикатор эффективности проекта и работы подрядчика; для подрядчика – показатель, уложился ли он в запланированную себестоимость или проект принес дополнительные расходы. Таким образом, роль исполнительной сметы выходит за рамки формальности – это важнейший инструмент завершения проекта, финансового контроля и накопления опыта для будущих проектов.

Основные нормативные документы

Исполнительная смета напрямую не упомянута в законодательстве, однако ее подготовка ведется в рамках действующих нормативных документов, регулирующих сметное дело и исполнение строительных контрактов. Рассмотрим основные из них и их связь с исполнительной сметой:

• Федеральный закон № 44-ФЗ (контрактная система в закупках). В госзакупках для строительства законом введено понятие сметы контракта – документа, являющегося приложением к государственному контракту на стройку. С 2020 года наличие сметы контракта стало обязательным при заключении контракта на строительные и реконструктивные работы по 44-ФЗ. Эта смета контракта составляется на этапе тендера и содержит перечень работ, объемы и цены, определяющие начальную (максимальную) цену контракта. Впоследствии, при исполнении контракта, все изменения фиксируются именно относительно этой сметы. Закон 44-ФЗ строго ограничивает возможности изменения существенных условий контракта при его исполнении. В частности, при изменении объемов и (или) видов выполняемых работ по контракту на строительство допускается изменение цены контракта не более чем на 10%. Проще говоря, общая стоимость работ может быть увеличена (или уменьшена) соглашением сторон, но максимум на 10% от изначальной цены контракта. Если фактические работы превысили изначально предусмотренные объемы, исполнительная смета покажет эти отклонения. Однако оплатить их сверх 10% лимита по 44-ФЗ нельзя – требуется либо укладываться в этот резерв, либо проводить новую закупку (либо уменьшать другие виды работ). Таким образом, 44-ФЗ задает рамки для финансовых изменений: исполнительная смета должна быть вписана в ограничения контракта. Все дополнительные работы и превышения объемов, отраженные в исполнительной смете, должны иметь обоснование и, при необходимости, оформляться как изменения к контракту согласно ст. 95 44-ФЗ. Неисполнение этих требований может привести к тому, что заказчик откажется оплачивать неоговоренные расходы, ссылаясь на нарушение закона.

• Градостроительный кодекс РФ. Градостроительное законодательство определяет правила ценообразования и сметного нормирования в строительстве. В частности, статья 8.3 ГрК РФ устанавливает, что сметная стоимость строительства используется при формировании начальной (максимальной) цены контрактов на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт и т.д., заключаемых в рамках законов о закупках. То есть законодатель подчеркнул связь между проектной сметой и ценой госконтракта: изначальный бюджет проекта (сметная стоимость, определенная в проектно-сметной документации) служит базой для расчета цены контракта на торгах. Кроме того, Градостроительный кодекс (ст. 8.3) требует обязательного применения сметных нормативов из федерального реестра при определении сметной стоимости объектов, финансируемых с привлечением бюджетных средств. Это означает, что все расчеты в сметах (включая и исполнительные) должны выполняться на основе официальных государственных сметных нормативов и актуальных цен строительных ресурсов. Проще говоря, при составлении смет (как плановых, так и исполнительных) для бюджетных объектов нужно использовать утвержденные справочники ФЕР (федеральные единичные расценки), ТЕР (территориальные единичные расценки) или ресурсные показатели из федерального реестра. Градкодекс также увязывает сметное нормирование с системой государственного контроля: проектная документация, в состав которой входит смета, подлежит экспертизе в случаях, предусмотренных законом. Если в ходе строительства проект меняется (а вместе с ним и сметная стоимость), то может потребоваться повторная экспертиза или согласование изменений, чтобы соблюдать нормы ГрК РФ. Таким образом, Градостроительный кодекс формирует нормативную базу для сметной документации: исполнительная смета должна быть составлена с учетом требований к сметным нормативам и ценообразованию, установленных этим кодексом.

• СНиП и своды правил. Исторически составление смет регулировалось отраслевыми нормативами – строительными нормами и правилами (СНиП). Например, действовавший ранее СНиП 1.02.01-85 «Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектно-сметной документации…» детально описывал, какие документы должны входить в сметную документацию проекта, как они утверждаются и т.д. Современная система ценообразования в строительстве опирается на эти основы, хотя конкретные СНиПы в части смет сейчас заменены актуализированными сводами правил и методическими документами Минстроя. Тем не менее, терминология и принципы СНиПов по-прежнему прослеживаются. Например, часто употребляются понятия локальная смета, объектная смета, сводный сметный расчет, определенные еще советскими нормативами. При подготовке исполнительных смет сметчики также руководствуются действующими сводами правил (СП) по определению сметной стоимости. В настоящее время одним из базовых документов является методика, утвержденная Приказом Минстроя РФ № 841/пр от 23.12.2019, регламентирующая порядок составления сметы контракта на строительство. Кроме того, применяется актуализированный свод правил СП 81- (пришедший на смену СНиП по сметному нормированию), который устанавливает правила определения сметной стоимости строительства. Эти документы задают рамки, в пределах которых должна быть составлена как исходная, так и исполнительная смета. Например, они описывают, как учитывать прочие затраты, накладные расходы, сметную прибыль, резерв и т.д. в смете. При составлении исполнительной сметы важно соблюдать эти правила, чтобы документ оставался корректным с точки зрения методологии сметного дела.

• ГОСТы и стандарты. Национальные стандарты (ГОСТ) в строительстве в основном регламентируют состав и оформление проектной документации, а также единицы измерения и обозначения. Специального ГОСТ, прямо устанавливающего форму исполнительной сметы, нет. Однако существуют стандарты, влияющие на сметную документацию в целом. Например, ГОСТы на единицы измерения, классификаторы строительных ресурсов и работ – их необходимо соблюдать, чтобы наименования и измерители в смете были понятны и единообразны. Также ГОСТы единой системы проектной документации (ЕСПД) устанавливают требования к текстовым документам проекта – пояснительным запискам, ведомостям – что коррелирует с оформлением сметных документов. Кроме того, ГОСТ Р 21.1101-2013 (с актуализацией 2020 г.) регламентирует структуру проектной и рабочей документации, где сметная документация указана как обязательный раздел для объектов, требующих экспертизы. В контексте исполнительной сметы важно упомянуть и ГОСТы на первичные учетные документы (например, формы актов КС-2, КС-3 утверждены Госкомстатом) – исполнительная смета должна быть согласована с этими формами, поскольку берет из них данные. В 2022 году произошли изменения нормативной базы: многие своды правил и стандарты стали носить рекомендательный характер, за исключением ключевых документов по безопасности. Тем не менее, требования к сметному нормированию остались обязательными. Таким образом, при подготовке исполнительной сметы следует ориентироваться на стандарты оформления документации (чтобы документ выглядел профессионально и официально) и на обязательные сметные нормативы при расчетах стоимости.

Подводя итог, можно сказать: исполнительная смета составляется с учетом всех вышеперечисленных нормативных положений, хотя прямого закона о ней нет. 44-ФЗ регламентирует допустимость изменений и необходимость сметы контракта, Градкодекс устанавливает использование сметных нормативов и связи с ценой контракта, СНиП/СП дают методическую основу расчета, а ГОСТы – требования к оформлению. Знание этой нормативной базы помогает сметчику подготовить исполнительную смету правильно и избежать ее отклонения заказчиком или проверяющими органами.

Требования к составлению исполнительной сметы

Как же правильно составить исполнительную смету? Несмотря на отсутствие единой обязательной формы, профессиональное сообщество выработало ряд требований и рекомендаций к структуре и содержанию этого документа:

• Использование исходной сметы как основы. Исполнительная смета, как правило, составляется на базе первоначальной сметы проекта или сметы контракта. Это означает, что за основу берутся все позиции (виды работ, ресурсы) из изначальной локальной сметы, и по каждой позиции проставляется фактически выполненный объем вместо планового. Сохранение структуры исходной сметы позволяет наглядно сопоставлять план и факт по каждому пункту. Если в ходе работ какие-то виды работ не выполнялись, они все равно остаются в смете (с нулевым фактическим объемом или пометкой об исключении). Соответственно, добавляются новые позиции, которых не было изначально, но которые фактически выполнялись. Такие новые работы или расходы должны быть обоснованы документально (например, дефектной ведомостью, дополнительным соглашением, распоряжением заказчика).

• Доказательная база – акты выполненных работ. Все данные, вносимые в исполнительную смету, должны основываться на подтверждающих документах. Источником данных служат акты приемки выполненных работ (форма КС-2) и справки о стоимости выполненных работ (форма КС-3). Именно в актах КС-2 зафиксированы фактические объемы по каждому виду работ, принятые комиссией заказчика и технического надзора. Поэтому при составлении исполнительной сметы сметчик берет объемы «по факту» из подписанных актов. Если объем в акте превышает предусмотренный контрактом – это сигнал, что были дополнительные работы. Такие превышения должны быть отдельно выделены. Важно: суммы в исполнительной смете должны соответствовать суммам по форме КС-3 за вычетом ранее оплаченных авансов, иначе бухгалтерия заказчика выявит расхождение. Таким образом, требование №1 – полное соответствие исполнительной сметы первичным документам (КС-2, КС-3), ни одна цифра не должна браться «с потолка».

• Сохранение единиц измерения и расценок. При внесении фактических объемов стоимостные показатели рассчитываются по тем же расценкам, что и в изначальной смете. То есть цена за единицу работы или ресурса остается прежней (той, что была утверждена контрактом). Например, если в смете указано устройство бетонной стяжки по цене 500 руб/м², то даже если фактически уложили больше квадратных метров, цена за м² не меняется – изменится лишь общая сумма по этой позиции (500 руб * фактический объем). Это принципиальный момент: исполнительная смета не должна менять утвержденные расценки, иначе это будет нарушением условий договора. Если же возникает необходимость введения новых видов работ, не учтенных первоначально, для них применяются расценки из действующих сметно-нормативных баз (ФЕР, ТЕР) или обоснованные индивидуальные расценки, согласованные с заказчиком. Все новые цены также требуют обоснования – либо ссылкой на норматив (номер и сборник расценки), либо приложением калькуляции.

• Полнота и детализация информации. Исполнительная смета должна включать все разделы и расходы, предусмотренные проектом: прямые затраты на работы, материалы, затраты труда, накладные расходы, сметная прибыль, затраты на перевозку, и пр. Если по каким-то статьям произошли изменения – например, увеличились накладные расходы из-за продления срока стройки – это отражается соответствующим увеличением сумм. В структуре документа обычно сохраняются разделы: локальные сметы по отдельным видам работ, которые затем суммируются в объектную смету, и далее в сводный сметный расчет (если проект большой). Исполнительная локальная смета составляет основу для объектной: сначала подсчитываются фактические итоги по каждой локальной смете (например, «Земляные работы», «Фундамент», «Отделочные работы» и т.д.), затем эти итоги входят в фактическую объектную стоимость. Важно также включить в исполнительную смету все изменения по допработам: зачастую дополнительные работы оформляются отдельными сметами (так называемые «смета на дополнительные работы»). В итоге исполнительная смета может состоять из основной части и приложений с допсметами, либо все можно интегрировать в единый документ с пометками. Главное – ничего не упустить, чтобы общая сумма фактических затрат включала абсолютно все оплачиваемые работы.

• Оформление и форма. Единая стандартная форма исполнительной сметы отсутствует, однако на практике используется табличная форма, аналогичная обычной смете, с добавлением колонок или пометок для фактических данных. Некоторые организации предпочитают оформлять сравнительную таблицу: отдельная графа для планового объема (из контракта) и рядом – графа для фактического объема, а также разница. Такой подход позволяет наглядно видеть отклонения. В других случаях делают проще: исходную смету перепечатывают или экспортируют из программы смет (Гранд-Смета, Smeta.RU и др.), заменяют объемы на фактические и перерассчитывают итог. Визуально исполнительная смета выглядит как обычная смета, поэтому ее реквизиты аналогичны: шапка с указанием объекта, номера сметы, даты составления; подписи ответственных лиц (сметчика, руководителя проекта, представителя технического надзора или заказчика при согласовании). Часто на титульном листе или в названии документа делают пометку «Исполнительная смета» или «Смета по итогам выполнения работ». Требование к оформлению – чтобы документ был читаемым, в нем были указаны все необходимые коды и единицы измерения, и чтобы его структура соответствовала принятой в организации схеме сметной документации.

• Согласование изменений. Если исполнительная смета показала отклонения от контракта (особенно увеличение стоимости), обязательно требуется согласование с заказчиком. Формально все изменения оформляются либо актами дополнительных работ, либо дополнительными соглашениями к контракту. Исполнительная смета должна содержать ссылки или примечания на такие документы. Например, если добавлена новая позиция «Устройство ливневой канализации» не по смете контракта, то в примечании к этой строке сметы пишут: «выполнено на основании доп. соглашения № от ». Это требование связано с нормами 44-ФЗ: заказчик не вправе оплачивать сверх предусмотренного без надлежащего оформления. Поэтому сметчик должен позаботиться, чтобы все добавленные в исполнительную смету работы имели под собой юридическое основание. В противном случае заказчик при проверке исключит неоправданные затраты. Также стоит учитывать лимит в 10%: если видим, что фактическая сумма превышает контракт более чем на 10%, нужно заранее решить этот вопрос с заказчиком (например, скорректировать проект, убрать часть работ или разбить их на отдельный контракт).

• Прозрачность и комментарии. Хорошим тоном при составлении исполнительной сметы считается добавление пояснительной записки или комментариев к наиболее существенным изменениям. Например: «Превышение объема бетонных работ обусловлено выявленным на этапе разработки котлована увеличением фактического объема грунта», или «Работы по благоустройству дополнительно включены по просьбе заказчика (письмо № от )». Такие пояснения могут быть оформлены либо отдельным разделом, либо примечаниями непосредственно в смете. Это не строго обязательное требование, но оно повышает доверие к документу. Заказчик, получая исполнительную смету, сразу увидит пояснения к отклонениям, что ускорит проверку и согласование.

• Использование ПО для составления. Современные сметные программы имеют функции, облегчающие создание исполнительных смет. К примеру, в ПО можно автоматически сопоставлять смету контракта с актами КС-2 и формировать ведомость изменений. Некоторые программы позволяют буквально в пару кликов собрать исполнительную смету на основе введенных актов выполненных работ. Тем не менее, сметчику важно вручную проверить итог, убедиться, что все дополнительные позиции учтены, а исключенные работы вычтены. Требование точности здесь критично: малейшая арифметическая ошибка или пропущенная строка могут привести к расхождению на большие суммы по итогам всего проекта.

В целом, требования к исполнительной смете сводятся к принципам полноты, достоверности и соответствия нормативам. Документ должен: 1) включать все фактически выполненные работы; 2) опираться на официальные данные (акты, соглашения, нормативы); 3) быть понятным и удобным для проверки; 4) не выходить за рамки, установленные контрактом и законом. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую силу исполнительной сметы и принятие ее заказчиком без возражений.

Пример исполнительной сметы

На изображении показан фрагмент сравнительной ведомости для исполнительной сметы: колонки «количество по смете» (план), «количество по факту» и «разница» наглядно отражают отклонения по каждому виду работ.

Рассмотрим условный пример исполнительной сметы для наглядности. Предположим, изначальная локальная смета по контракту на ремонт фасада здания содержала следующие строки (фрагмент):

• Штукатурные работы (ремонт штукатурки фасада) – объём 500 м², цена 600 руб/м², стоимость 300 000 руб.
• Окраска фасада силикатной краской – объём 500 м², цена 150 руб/м², стоимость 75 000 руб.
• Установка водосточных труб – 20 шт, цена 2 000 руб/шт, стоимость 40 000 руб.

Итого по смете: 415 000 руб. (для данного вида работ).

В процессе выполнения работ выяснилось, что фактический объём штукатурки увеличился, а количество водосточных труб сократилось. Кроме того, добавился новый вид работ – усиление откосов окон, не учтенный изначально. Тогда исполнительная смета по этому разделу будет выглядеть так (цифры условные):

• Штукатурные работы (ремонт штукатурки фасада) – фактически выполнено 550 м² (на 50 м² больше). Стоимость пересчитана: 550 × 600 = 330 000 руб (план был 300 000 руб, разница +30 000 руб). Причина превышения – больший износ покрытия, выявленный при ремонте (указывается в примечании).
• Окраска фасада силикатной краской – фактически окрашено 550 м² (т.к. площадь штукатурки увеличилась). Цена та же 150 руб/м², итого 82 500 руб (план был 75 000 руб, +7 500 руб).
• Установка водосточных труб – фактически установлено 18 шт (на 2 меньше, т.к. часть существующих труб сохранили). Итог: 18 × 2 000 = 36 000 руб (план был 40 000 руб, экономия -4 000 руб).
• Усиление откосов окон – новая работа, не предусмотренная контрактом. Фактически выполнено 50 м (погонных) откосов. Для оценки стоимости взята расценка из сборника ремонтов – например, 500 руб/м. Итого 25 000 руб. В примечании указано: «Выполнено по распоряжению заказчика №… от …, вне сметы контракта».

Новая итоговая стоимость по разделу: 330 000 + 82 500 + 36 000 + 25 000 = 473 500 руб. Из них превышение относительно плановой сметы 415 000 руб составляет +58 500 руб, что примерно +14%. Поскольку контракт государственный и ограничение 10% на увеличение цены, лишние 4% (примерно 16 500 руб) должны быть урегулированы: либо не оплачены в рамках этого контракта, либо оформлены отдельным соглашением/контрактом. В данном примере, зная ограничения, подрядчик мог, например, отказаться от части дополнительных работ или предложить снизить объем окраски (если бы фактически не критично) чтобы уложиться в +10%.

Этот пример иллюстрирует структуру исполнительной сметы: каждая позиция сметы сравнивается с изначальным планом, отклонения подсчитываются, и новые позиции добавляются с отдельным обоснованием. В реальной практике такие сравнительные таблицы могут оформляться отдельным документом – «Акт сверки объемов» или «Ведомость изменений», который прикладывается к исполнительной смете. Но нередко и сама исполнительная смета включает колонки для плана и факта, как показано на рисунке выше. Главное – вся информация об изменении стоимости сосредоточена в одном месте, и итоговая сумма дает фактическую цену выполненных работ. Заказчик, получив такой документ, видит: где произошло удорожание, где экономия, какие новые работы выполнены. На основании этого принимается решение о доплате (в пределах допустимого) либо о других мерах.

Отметим, что исполнительная смета образец которой мы рассмотрели – упрощенный. В реальности документ может содержать десятки страниц, особенно на крупных объектах. Однако принципы остаются теми же. Изучив этот пример, можно лучше понимать, из чего складывается исполнительная смета и как ею пользоваться при анализе проекта.

Исполнительные сметы на проектные работы

Когда речь идет о проектных работах (ПИР) – разработке проектно-сметной документации, инженерных изысканиях – понятие исполнительной сметы тоже может применяться, хотя специфика здесь несколько иная. Проектировщики обычно работают по договорам на разработку проекта, смета на такие работы часто рассчитывается на основании нормативов трудоемкости или в процентах от строительной стоимости. Тем не менее, и в этой сфере бывают изменения объема работ, требующие корректировки итоговой стоимости.

Исполнительная смета на проектные работы составляется, например, в ситуациях, когда изначально оговоренный объем проектных услуг был превышен или изменился состав задания. Типичные случаи:

• В ходе изыскательских работ выяснилось, что требуется дополнительное бурение скважин, испытания грунтов или расширение геодезической съемки. Это дополнительные услуги сверх изначального ТЗ, и их стоимость нужно зафиксировать.
• При проектировании заказчик внес изменения в техническое задание – добавил новые помещения, сменил материалы, потребовал разработать альтернативные варианты. Это ведет к увеличению трудозатрат проектировщиков (дополнительные чертежи, перерасчеты) и, соответственно, к удорожанию проектных работ.
• Сроки проектирования были продлены, что повлекло дополнительные затраты (например, корректировка проекта по замечаниям экспертизы, повторная подача и т.д.).

Во всех этих случаях, по завершении проектных работ, составляется итоговая смета затрат на проектирование – по сути, та же исполнительная смета, только для услуг проектировщиков. В ней сравниваются: плановая стоимость проектных работ (изначально по договору) и фактическая стоимость с учетом всех изменений. Например, договор на проектирование предусматривал цену 1 000 000 руб, а фактически с учетом допработ вышло 1 200 000 руб – тогда исполнительная смета на ПИР отразит, какие разделы проекта потребовали дополнительных затрат на 200 000 руб.

Следует учитывать, что 44-ФЗ не содержит специальной оговорки про 10% для проектных работ (такая норма есть только для строительных работ). Это означает, что в государственном контракте на проектирование любые изменения цены требуют отдельного обоснования и согласования, обычно через дополнительное соглашение. Поэтому исполнительную смету на проектные работы всегда сопровождает пояснительная записка с расчетом дополнительных трудозатрат или ссылками на измененное задание на проектирование.

По структуре исполнительная смета на ПИР может быть проще, чем на стройку. Зачастую проектные работы разбиваются на этапы: предварительные изыскания, эскизный проект, рабочая документация, сопровождение экспертизы. Первоначальная смета (бюджет) распределяет сумму по этим этапам. Если на каком-то этапе произошло удорожание (например, изыскания обошлись дороже из-за большего объема), то в исполнительной смете увеличивается сумма по этому этапу, приводится обоснование (увеличение точек бурения, расширение программы испытаний и т.д.). Новые виды затрат (если, скажем, привлекались субподрядчики для специфических исследований) добавляются отдельной строкой.

Таким образом, исполнительные сметы на проектные работы служат той же цели – отразить фактическую стоимость оказанных услуг по проектированию и позволить заказчику оплатить эти услуги. Для подрядчиков-проектировщиков это особенно важно, так как проектные договоры часто длятся долго, и из-за изменений проекта могут значительно возрасти трудозатраты. Без исполнительной сметы (акта сверки затрат) проектная организация рискует не получить оплату за внеплановые усилия.

Отметим, что нормативная база для ценообразования в проектировании несколько иная: применяются методики Минстроя для определения стоимости ПИР, отраслевые сборники цен на проектные работы (например, старый МДС 81-35.2004 или региональные нормативы). Однако принципы составления исполнительной сметы схожи – фиксируем фактический объем (часы инженеров, количество чертежей, выполненные дополнительные исследования) и пересчитываем стоимость согласно базовым расценкам. На выходе заказчик получает документ, подтверждающий, что, к примеру, "проектные работы выполнены в полном объеме, с учетом дополняющих изысканий, на общую сумму … руб, что на … руб больше исходной цены договора по причинам таким-то".

В современных реалиях, когда крупные проекты реализуются "под ключ", сметы на проектные и изыскательские работы часто включаются в общую сметную документацию проекта. Поэтому исполнительная локальная смета на ПИР может быть частью общего пакета: она войдет в сводную исполнительную смету проекта как отдельный раздел «Проектно-изыскательские работы». Это повышает прозрачность: заказчик видит, сколько фактически стоило не только строительство, но и подготовка проекта.

Форма исполнительной сметы

Как отмечалось ранее, унифицированной формы для исполнительной сметы на уровне государства не установлено. В отличие от форм КС-2 и КС-3, которые стандартизированы, форма представления сметы по фактически выполненным работам может быть разной. Тем не менее, на практике выработались типовые подходы к форме исполнительной сметы:

• Вариант 1: Отдельный документ-сравнение. Некоторые заказчики просят предоставить сопоставительную ведомость или акт изменений. В таком документе в табличной форме перечисляются все позиции сметы контракта, их плановые объемы и суммы, а рядом – фактические объемы и суммы, и отклонения (разница). По сути, это исполнительная смета образец сравнительной таблицы, где каждая строка показывает, что планировалось и что получилось. Такой документ очень наглядный и удобный для проверки. Его могут называть по-разному: акт об изменении объемов работ, акт замены работ, ведомость объемов по факту и т.п. Формально он не обязателен, но многие включают его в состав исполнительной документации.

• Вариант 2: Исправленная смета. Более традиционный подход – оформить исполнительную смету как исправленную локальную смету. То есть берется исходная смета (в том же программном комплексе, где она считалась, или в Excel), и корректируется: в графе "Объем" проставляются фактические значения, далее автоматически пересчитываются стоимости. При необходимости добавляются новые строки (обычно их выделяют каким-то образом, например, помечают звездочкой или выноской). Такая форма удобна тем, что выглядит как привычная смета: те же колонки (шифр расценки, наименование, единица измерения, количество, цена, стоимость). Можно даже использовать титульный лист сметы с подписями, дописав слово "исполнительная". В результате получается документ, практически не отличающийся по виду от стандартной локальной сметы, что удобно для подшивки в общую документацию. Многие подрядчики так и делают: распечатывают скорректированную смету, и сдают заказчику как итоговую.

• Вариант 3: Комбинированно. Иногда применяют оба подхода: и исправленную смету, и сравнительную ведомость. Исполнительная смета тогда состоит из двух частей – локальная смета (по факту) и акт сверки (сравнение план/факт). Это идеальный вариант с точки зрения полноты информации, хотя и более трудоемкий. Но если использовать сметные программы, то сравнительную ведомость можно сформировать автоматически. Например, в программе «Гранд-Смета» есть функционал отчета «Дефектная ведомость по смете (по факту)», где предусмотрены столбцы «количество по смете», «количество по факту», «разница». Правда, как отмечают специалисты, программам иногда не хватает данных, чтобы заполнить все графы автоматически – поэтому сметчику все равно приходится дорабатывать форму вручную. Тем не менее, наличие таких шаблонов упрощает работу.

Важно понимать, что форма исполнительной сметы может немного различаться в разных организациях. Одни требуют детальную ведомость изменений, другие довольствуются только локальными сметами по факту. Но суть формы – прозрачность и сопоставимость. Документ должен позволять легко соотнести его с контрактной сметой. Если заказчик меняет одну форму на другую, это не критично, главное – чтобы все данные были предоставлены.

Стоит упомянуть, что некоторые заказчики разрабатывают собственные бланки исполнительных смет, включая туда свои реквизиты, дополнительные графы (например, код работ по классификатору или ссылки на пункт договора). Однако, по оценкам экспертов, в 90% случаев у заказчиков нет заранее утвержденной формы этого документа. Поэтому инициатива по оформлению обычно лежит на подрядчике. Подрядчик сам выбирает удобный формат (согласовав, конечно, с заказчиком при необходимости). При этом рекомендуется письменно зафиксировать, что исполнительная смета будет предоставлена в такой-то форме – например, в договоре или дополнительном соглашении прописать порядок расчетов и документы, которые подрядчик должен предоставить по завершении работ.

Вывод по форме: сегодня не существует жестких требований к внешнему виду исполнительной сметы, но принцип единообразия диктует придерживаться формы, используемой для сметной документации в данном проекте. Если проект велся с применением определенной программы и ведомостей, логично и исполнительную часть оформить аналогично. Отсутствие стандарта дает гибкость – документ можно адаптировать под конкретные нужды, лишь бы он выполнял свою функцию.

Исполнительная локальная смета

Термин «исполнительная локальная смета» означает исполнительную смету, составленную в рамках одной локальной сметы. В больших проектах сметная документация состоит из множества локальных смет, каждая из которых охватывает определенный вид работ или раздел проекта (например, отдельные здания, этапы или системы). Исполнительная смета может составляться по каждой локальной смете отдельно, с последующим объединением результатов.

Зачем это нужно? Дело в том, что при итоговом закрытии проекта изменения затрагивают не все разделы одинаково. Где-то объемы точно соответствуют плану, а где-то произошли серьезные отклонения. Поэтому удобно прорабатывать исполнительную документацию по частям: ответственный сметчик или инженер по каждому разделу (локальной смете) готовит фактические данные, а затем они сводятся воедино. Например, в проекте строительства жилого дома могут быть локальные сметы: 1) Земляные работы, 2) Фундаменты, 3) Корпус здания (коробка), 4) Отделочные работы, 5) Инженерные сети и т.д. Каждая из этих смет – солидный документ. Исполнительная локальная смета по разделу «Фундаменты» отразит, скажем, перерасход бетона или экономию по арматуре именно в этом разделе. Параллельно, исполнительная локальная смета по «Инженерным сетям» покажет, как обстоят дела с фактическими метражами труб, кабелей и т.д.

После того, как все исполнительные локальные сметы подготовлены, сметчик сводит их итоги в исполнительную объектную смету – общую по проекту. Это в точности повторяет структуру исходной сметной документации: раньше тоже были локальные сметы, объектная и сводный расчет. Теперь каждая локальная замещается своей исполнительной версией, а объектная и сводная – пересчитываются по факту. Такой подход облегчает проверку: профильные специалисты заказчика могут проверить «свой» раздел (например, инженер ПТО проверяет исполнительную смету по сетям, сметчик заказчика – по общестрою и т.д.).

Исполнительная локальная смета по содержанию ничем не отличается от исполнительной сметы в целом – это просто ее часть. В ней также указываются плановые и фактические объемы, цены, суммы, отклонения, и она опирается на соответствующие акты выполненных работ. Единственное отличие – масштаб: локальная смета покрывает ограниченную область работ.

На практике термин «исполнительная локальная смета» может использоваться, когда хотят подчеркнуть, что документ составлен в разрезе локальной сметы, а не является сразу сводным по объекту. Например, подрядчик может представить заказчику исполнительные локальные сметы по отдельным видам работ по мере их завершения. Это бывает удобно при поэтапной сдаче: закончили раздел «нулевой цикл» – сдали исполнительную смету на эти работы, заказчик проверил, подписал и оплатил. Далее, по завершении всего проекта, эти локальные сметы просто суммируются.

Таким образом, работа с исполнительными сметами может вестись поэтапно и пораздельно. Это особенно оправдано в крупных проектах, чтобы не копить все изменения до самого конца. Каждый раздел закрывается актами и исполнительной локальной сметой. Для небольших проектов, конечно, часто делают один документ на весь объект, без дробления. Но если контракт подразумевает поэтапную сдачу, то терминология «исполнительная локальная смета» вполне актуальна.

Важно отметить, что локальная исполнительная смета должна так же, как и общая, соответствовать нормативам и контракту. Если изменения в пределах одной локальной сметы привели к перерасходу больше 10% от ее части бюджета, это все равно часть общего контракта – нужно смотреть совокупно по контракту. То есть контроль +10% все равно на общую сумму, а не на каждую локальную смету отдельно. Однако ведение учета на уровне локальных смет помогает не упустить детали.

Пример: В локальной смете «Отделочные работы» было запланировано 1000 м² плитки, фактически уложено 1100 м² (+10%), а в локальной смете «Инженерные сети» часть работ не выполнена (экономия). Исполнительные сметы отдельно покажут эти отклонения, а сводная покажет, что суммарно по проекту, возможно, превышение не выходит за пределы контракта. Поэтому всегда нужно затем агрегировать результаты локальных смет.

В заключение можно сказать, что исполнительная локальная смета – это инструмент упорядочения исполнительной документации. Она удобна для разбивки работы между сметчиками и для промежуточного контроля. Финальная цель же – получить сводный итог по объекту, опираясь на данные всех локальных исполнительных смет.

Практические рекомендации для подготовки исполнительной документации сметы

Подготовка исполнительной сметы требует тщательности и внимания к деталям. Ниже приведены практические рекомендации, которые помогут правильно оформить этот документ и избежать распространенных ошибок:

• Начинайте работу над исполнительной сметой заранее. Не откладывайте ее составление на последний момент. Желательно вести учет отклонений по ходу выполнения работ. Например, если уже на этапе заливки фундамента обнаружилось превышение объема бетона, сразу фиксируйте это и уведомляйте заказчика. Предварительные расчеты по исполнительной смете можно вести параллельно стройке – тогда итоговый документ не станет неожиданностью ни для вас, ни для заказчика.

• Собирайте все подтверждающие документы. Исполнительная смета – это вершина айсберга, основанная на массе первичных данных. Соберите полный пакет: акты КС-2 за каждый месяц/этап, журналы работ, акты освидетельствования изменений, переписку с заказчиком по дополнительным работам, приказы, фотоотчеты. Все, что обосновывает изменения, должно быть под рукой. При составлении сметы сверяйтесь с этими документами. Если чего-то не хватает – лучше получить недостающий акт или распоряжение до того, как сдавать исполнительную смету.

• Обеспечьте прослеживаемость изменений. Каждое изменение в смете (новая работа, увеличение объема) должно иметь ссылку на основание. Внесли новую позицию – укажите, на основании какого акта или письма она добавлена. Превышен объем – дайте ссылку на номер акта КС-2, где это превышение зафиксировано. Такая прослеживаемость значительно ускорит проверку: заказчик сразу увидит отсылку к документу и не будет тратить время на поиски, откуда взялась та или иная цифра.

• Учитывайте лимит по 44-ФЗ (если применимо). Для госзакупок строго контролируйте, чтобы суммарное увеличение стоимости не превысило 10%. Если видите близкое приближение к этому порогу – обсуждайте с заказчиком варианты. Возможно, часть работ оформить отдельным контрактом или скорректировать объемы. Недопустимо молча включить все и получить в итоге +15–20% – заказчик по закону не сможет оплатить сверх +10%, и все ваши усилия по выполнению допработ могут остаться без компенсации. Лучше заранее распределить, какие работы войдут в исполнительную смету, а какие – вынести за ее рамки (например, оформить отдельным допсоглашением на скидку по другим позициям или дополнительным контрактом на новую часть работ).

• Следите за актуальностью нормативной базы. Если проект длительный, за время его выполнения могут обновиться сметно-нормативные базы (ФЕР, ТЕР) или индексы пересчета. В целом, исполнительную смету вы делаете в ценах, оговоренных контрактом (обычно это базисно-индексный метод: базисные цены + индексы текущие). Убедитесь, что используете те же индексы, что применялись при заключении контракта, или обновленные индексы, если контрактом предусмотрена их корректировка. Например, контракт 2022 года мог считать по ФЕР-2001 с индексами, а к 2025 году перешли на ФСНБ-2022 – в таких случаях, если обновление цены не оговорено, оставайтесь в старой базе для консистентности. Несоблюдение методики (например, пересчет в других ценах) приведет к тому, что заказчик не примет смету из-за несоответствия нормативам.

• Проверьте арифметику и итоги. Элементарный, но важный совет: перепроверьте все суммы, итоги по разделам, общие итоги. Ошибка в суммировании или умножении может подорвать доверие к документу. Если работаете в программе – проверьте, что все позиции включены в свод, нет ли случайно отключенных строк (в некоторых ПО можно исключать строки из расчета флажками – убедитесь, что ничего нужного не отключено). Если ведете в Excel – пересчитайте по калькулятору несколько выборочных итогов. Также убедитесь, что итог исполнительной сметы совпадает с суммой по всем актам КС-3. Это контрольное равенство: сложите все справки КС-3 за проект и сравните с итогом вашей сметы, они должны совпасть.

• Оформите документ тщательно. Поскольку исполнительная смета – документ неформальный, к нему могут отнестись менее строго, чем к актам. Однако лучше придать ему официальный вид. Используйте фирменный бланк (если есть), пронумеруйте страницы, сделайте титульный лист с названием объекта, реквизитами договора, указанием "Исполнительная смета". В конце оставьте место для отметки о согласовании (например, «Смету проверил: ___ (со стороны заказчика)»). Это дисциплинирует обе стороны. Возможно, заказчик и не подпишет ее отдельным документом, но по крайней мере неофициально, визируя, подтвердит согласие. Хорошо, если исполнительная смета будет частью общего акта сдачи-приемки. Например, в акте приемки в числе передаваемых документов перечислить: «исполнительная смета в 2 экз. на ___ листах». Тогда она войдет в перечень сдаваемой документации.

• Привлеките опытного сметчика или эксперта. Если в организации нет своего сметного отдела, а исполнительную смету составить нужно грамотно, имеет смысл обратиться за профессиональной помощью. Специалисты, постоянно работающие с исполнительной документацией, знают все подводные камни и требования. Они проверят смету на соответствие нормативам, оформят надлежащим образом, помогут обосновать допработы. Это особенно актуально для сложных проектов и для подрядчиков, которые не уверены в нюансах 44-ФЗ или ценообразования. Вложение в услуги сметчика окупится, если благодаря правильно оформленной смете вам без проблем оплатят все выполненное.

• Используйте цифровые инструменты для наглядности. Помимо таблиц, может быть полезно приложить графические материалы: схемы, фотографии, подтверждающие допработы. Например, если залито больше бетона – приложите фото фундамента с объяснениями, где ушел дополнительный объем. Или если добавлены работы – схемы расположения этих элементов. Это не прямая часть сметы, но как приложение повысит доверие. Некоторые компании готовят презентации или сводные диаграммы "план vs факт" для руководства заказчика – чтобы наглядно представить, куда ушли дополнительные средства. Такой подход не обязательный, но производит хорошее впечатление и облегчает утверждение исполнительной сметы на верхнем уровне.

Придерживаясь этих рекомендаций, вы существенно облегчите процесс подготовки и согласования исполнительной сметы. Грамотно оформленная документация минимизирует вопросы со стороны заказчика и проверяющих, а также ускоряет финальные расчеты по контракту.

Заключение

Исполнительная смета – это завершающий аккорд любого проекта, отражающий всю финансовую историю его реализации. Подводя итоги рассмотрению данной темы, выделим несколько ключевых моментов и последних тенденций:

• Основные ошибки при составлении. На практике встречаются типичные ошибки, способные свести на нет всю работу по подготовке исполнительной сметы. Во-первых, это неполнота данных – когда в смету забывают включить какие-либо выполненные работы или, напротив, включают то, что фактически не делалось. Любое несоответствие с актами выполненных работ сразу же выявится при проверке и подорвет доверие к документу. Во-вторых, нарушение условий контракта – попытка включить затраты сверх предусмотренных договором без согласования. Как уже отмечалось, превышение цены контракта более чем на 10% недопустимо; распространенная ошибка – надеяться «проскочить» с большим увеличением, что обычно заканчивается отказом заказчика оплачивать излишки. В-третьих, ошибки расчета и оформления: неправильно примененные расценки, расчет по неверным коэффициентам, опечатки в числах, несведенные итоги, отсутствие необходимых пояснений. Все это может заставить заказчика отправить смету на доработку. Избежать этих ошибок помогает внимательная проверка, соблюдение рекомендаций и привлечение профессионалов.

• Последние требования законодательства. В 2020–2025 годы нормативная база сметного дела претерпела заметные изменения. Введенный механизм сметы контракта (на уровне 44-ФЗ) сделал сметную дисциплину жестче – теперь от плановой сметы до финальной исполнительной прослеживается вся цепочка изменений, и каждое должно быть обосновано. Минстрой России утвердил новые методики и обновил федеральные сметные нормативы (ФСНБ-2022), что требует от сметчиков обновления своих знаний и программного обеспечения. С 2022 года электронные ресурсы (например, федеральный реестр сметных нормативов, ГИС для расчетов) стали основными источниками данных, и исполнительные сметы в госзаказе часто требуют представлять в электронном виде через эти системы. Кроме того, наблюдается тенденция к обязательному включению сметы контракта в условия договора: сейчас уже практически все госконтракты на строительство содержат приложением подробную смету. Это означает, что и исполнительная смета должна быть не менее детальной. Законодательство о приемке в строительстве (постановления Правительства РФ о ведении исполнительной документации) хотя прямо и не упоминает смету, но фактически подразумевает ее наличие для завершения взаиморасчетов. Также последние изменения коснулись ответственности: за завышение объемов в актах и сметах предусмотрены санкции, вплоть до штрафов и включения в реестры недобросовестных (в случае умышленного предоставления неверных данных). Поэтому сейчас, как никогда, важно, чтобы исполнительная смета была предельно точной и прозрачной. Можно сказать, требования законодательства ужесточают роль исполнительной сметы – из простой формальности она превратилась в обязательный атрибут ответственного ведения проекта.

• Примеры удачного и неудачного оформления. Практика показывает разницу между качественно выполненной исполнительной сметой и выполненной халатно. Положительный пример: подрядчик заблаговременно ввел журнал учета изменений, согласовывал допработы в процессе, и к моменту сдачи представил заказчику исполнительную смету с полным пакетом обоснований. Заказчик, видя прозрачность расчетов (все подкреплено актами и ссылками), утвердил документ в кратчайшие сроки, и финальный расчет прошел без задержек. Отрицательный пример: подрядчик не уделил должного внимания деталям – в исполнительной смете были обнаружены работы, отсутствующие в актах, и несоответствие итоговой суммы условиям контракта. В результате документ пришлось переделывать несколько раз, сроки закрытия контракта сдвинулись, а часть затрат так и осталась неоплаченной из-за превышения лимита. Эти примеры подтверждают: внимательность и соблюдение правил окупаются. Исполнительная смета – это, по сути, экзамен для подрядчика на профессионализм и честность.

В заключение отметим, что подготовка исполнительной сметы – сложная и кропотливая работа, требующая одновременно знания нормативов, владения сметным делом и понимания юридических аспектов. Но в современном строительстве это неотъемлемая часть процесса. Правильно составленная исполнительная смета защищает интересы всех сторон: подрядчик получает заслуженную оплату, заказчик – подтверждение эффективного расходования средств, а проект завершает свою жизнь на бумаге столь же успешно, как и в натуре.

Если же у вас нет уверенности в собственных силах или просто не хватает времени на подготовку такого документа, разумным решением станет обращение к специалистам. Компания Expertsmet предоставляет профессиональные услуги по составлению исполнительных смет и всей сметной документации «под ключ». Эксперты компании имеют многолетний опыт в сметном деле и досконально знают последние требования законодательства. Обратившись в Expertsmet, вы получите грамотно оформленную исполнительную смету, полностью соответствующую нормам и согласованную с вашим техническим заданием. Это поможет вам избежать ошибок при составлении документации и успешно пройти все этапы сдачи проекта. Expertsmet ценит ваше время и гарантирует высокое качество сметных услуг – а значит, завершение вашего проекта пройдет гладко и без лишних забот.

Таким образом, тема исполнительной сметы объединяет в себе и технические, и правовые аспекты. Глубокое понимание ее значимости и правильное применение на практике – залог финансовой прозрачности и успеха строительного проекта. Пускай каждый проект завершается грамотно составленной исполнительной сметой, отражающей проделанную работу и ведущей к взаимному удовлетворению заказчика и подрядчика результатом.