Как правильно сделать акт КС-2 из локальной сметы
Как создать и сформировать акт КС-2 в Гранд Смете
Своевременное и правильное закрытие работ — это залог стабильного финансирования строительного проекта. В российской практике основным документом, подтверждающим факт выполнения строительно-монтажных работ (СМР), является акт по форме КС-2. Если локальная смета определяет плановую стоимость объекта, то акт КС-2 фиксирует реальное выполнение на конкретную дату. Программа Гранд-смета остается лидирующим инструментом для автоматизации этого процесса, позволяя специалистам быстро переходить от проектных цифр к отчетным документам. В данной статье эксперты Expertsmet.ru подробно разберут процесс создания актов, особенности настройки параметров и типичные ошибки, которые мешают успешной приемке работ заказчиком.
Нормативная база и значение акта приемки работ
Прежде чем открывать программный комплекс, необходимо понимать правовую природу документа. Акт приемки работ (форма № КС-2) был утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Несмотря на то что с 2013 года формы первичной учетной документации, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, большинство государственных и коммерческих заказчиков продолжают использовать именно КС-2 как стандарт де-факто.
Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 740, 753), заказчик обязан принять результат работ, а документ, подписанный обеими сторонами, служит основанием для расчетов. В современной сметной практике ключевым регулятором выступает Приказ Минстроя № 421/пр (с изменениями на 2024 год), который устанавливает методику определения сметной стоимости. Хотя приказ больше ориентирован на стадию проектирования, требования к оформлению сметной документации напрямую влияют на то, как будет выглядеть акт в будущем.
"Акт о приемке выполненных работ (форма КС-2) составляется, когда подрядчик выполнил строительно-монтажные работы, а заказчик не имеет к ним претензий. На основании КС-2 в дальнейшем заполняется справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3."
— Методические рекомендации по ведению исполнительной документации
Важно помнить, что программа Гранд-смета автоматически подтягивает данные из исходного расчета, поэтому точность первичной локальной сметы критически важна. Любая некорректная позиция или неверно примененный индекс в исходнике приведет к искажению итоговой стоимости работ в акте.
Пошаговая инструкция: создание акта КС-2 в Гранд Смете
Шаг 1. Переход в режим учета выполнения
Для начала работы необходимо открыть нужную локальную смету. В главном окне программы на верхней панели инструментов выберите вкладку «Выполнение». Здесь находится основная кнопка «Создать акт». Программа предложит выбрать отчетный период (обычно это текущий месяц). После нажатия кнопки в структуре документа появится новый элемент — акт выполнения.
Шаг 2. Активация режима акта
Чтобы вводить реальные объемы, необходимо включить режим акта. Это делается нажатием кнопки «Вид акта» на панели инструментов или через статусную строку внизу экрана. В этом режиме интерфейс сметы меняется: появляются дополнительные колонки для ввода текущего выполнения. Программа Гранд-смета позволяет видеть одновременно остаток по смете и уже закрытые ранее периоды, что исключает риск «перекрытия» объемов (превышения сметных лимитов).
Шаг 3. Ввод объемов выполнения
Основная работа заключается в заполнении колонки «Количество в акте». У специалиста есть несколько способов внести данные:
- Ручной ввод конкретных значений (например, 150 м2 из 500);
- Использование функции «Закрыть 100%» для всей сметы или отдельных разделов;
- Ввод через процент выполнения (например, указать 50% от проектного объема);
- Связь с накопительной ведомостью.
На этом этапе расчет итогов происходит автоматически с учетом заложенных в смету коэффициентов и расценок.
Шаг 4. Учет коэффициентов и индексов в акте
Часто условия выполнения отличаются от проектных. Например, работы велись в зимний период или в условиях стесненности, не предусмотренных исходной сметой (если это согласовано доп. соглашением). Коэффициенты в акте настраиваются в разделе «Параметры» -> «Акт». Здесь можно пересчитать индексы перевода в текущие цены, если в контракте прописана актуализация стоимости на момент подписания КС-2.
Вывод на печать и экспорт документации
После того как все позиции заполнены и итоговая стоимость работ совпадает с фактически выполненной, наступает этап оформления бумажного или электронного носителя. Вывод на печать — это преобразование данных программы в утвержденную печатную форму.
Выбор шаблона КС-2
В меню «Файл» -> «Печать» выберите раздел «Образцы форм». В папке «Выполнение» представлено множество вариантов акта КС-2. Эксперты рекомендуют выбирать шаблоны, соответствующие вашему методу расчета (базисно-индексный или ресурсный). Современная сметная документация требует детального отображения ресурсных показателей, поэтому популярностью пользуются формы «КС-2 (полная)».
Выгрузка в Excel и редактирование
Для дальнейшего согласования с заказчиком часто требуется выгрузка в Excel. Это позволяет контрагенту проверить формулы или внести правки без наличия установленной сметной программы. При экспорте эксель-файл сохраняет структуру документа, включая заголовки, реквизиты сторон и итоги по разделам. Важно проверить, чтобы при экспорте не «поплыли» формулы округления, так как разница в несколько копеек может стать причиной отказа в бухгалтерии.
| Действие | Команда в Гранд Смете | Результат |
|---|---|---|
| Создать новый отчет | Вкладка «Выполнение» -> «Создать акт» | Появление чистого бланка для ввода данных |
| Ввод данных | Колонка «Кол-во в акте» | Автоматический расчет стоимости по позиции |
| Проверка остатков | Вкладка «Выполнение» -> «Остатки» | Визуальный контроль недопущения перевыполнения |
| Формирование файла | Файл -> Печать -> Экспорт в Excel | Готовый документ для печати и подписи |
Распространенные ошибки при формировании КС-2
Даже опытные сметчики допускают просчеты при закрытии работ. Рассмотрим наиболее частые ситуации:
| Ошибка | Последствие | Решение |
|---|---|---|
| Превышение проектных объемов | Отказ в приемке, нарушение 44-ФЗ | Всегда проверять остатки в программе Гранд-смета перед выводом. |
| Несоответствие индексов СМР | Искажение итоговой стоимости | Сверять применяемые индексы с условиями договора и ежеквартальными письмами Минстроя. |
| Ошибки в реквизитах | Бухгалтерия не принимает акт | Настроить «Параметры сметы -> Свойства» один раз, чтобы данные тянулись во все отчетные формы. |
| Пропуск материалов заказчика | Завышение стоимости выполнения | Использовать функцию «Вычет материалов заказчика» в итогах акта. |
| Неверная дата отчетного периода | Проблемы с налоговым учетом (НДС) | Контролировать даты в заголовке акта при создании. |
Практические рекомендации и чек-лист для сметчика
Чтобы формирование КС-2 проходило гладко, эксперты Expertsmet.ru рекомендуют придерживаться следующих правил:
- Регулярное сохранение: При работе в режиме выполнения создавайте промежуточные копии сметы. Это поможет откатиться назад, если вы случайно закроете не те объемы.
- Контроль за коэффициентами: Помните, что некоторые начисления (например, временные здания и сооружения) могут закрываться по факту или по проценту. Настройте это в параметрах акта.
- Синхронизация с КС-3: Акт КС-2 никогда не ходит один. Проверьте, чтобы суммы в экспортируемом акте до копейки совпадали со справкой КС-3.
- Комментарии к позициям: Если выполнение по конкретной позиции отличается от проекта по объективным причинам, добавляйте примечания в смету.
- Визуальный контроль: Перед тем как распечатать документ, посмотрите «Предварительный просмотр». Часто печать выявляет разрывы таблиц или пустые страницы.
Чек-лист финальной проверки акта:
- ✓ Период акта соответствует календарному графику.
- ✓ Номер акта следует по порядку за предыдущим.
- ✓ Объемы не превышают остаток по локальной смете.
- ✓ Все индексы и коэффициенты соответствуют условиям контракта.
- ✓ Итоговая сумма НДС рассчитана корректно.
- ✓ Шаблон печати соответствует требованиям заказчика.
Актуальные тренды и автоматизация
Мир сметного дела движется в сторону цифровизации. В 2024 году всё чаще звучит требование о передаче актов в формате XML для интеграции с государственными информационными системами. Программа Гранд-смета активно поддерживает этот тренд, позволяя делать вывод данных в структурированные форматы. Также набирает популярность интеграция с BIM-моделями, где объем выполненных работ подтягивается напрямую из цифрового двойника здания. Тем не менее, навык ручного формирования документа и понимание логики расчета остаются базовыми компетенциями эксперта.
Заключение и чем мы можем помочь
Создание акта КС-2 в Гранд Смете — процесс технический, но требующий предельной внимательности к деталям и нормативным требованиям. Ошибка в одной цифре может привести к задержке выплат на миллионы рублей. Правильное использование режима акта, контроль процента выполнения и грамотная выгрузка в Excel позволяют минимизировать риски и ускорить закрытие работ.
Если у вас возникают сложности с подготовкой отчетной документации, прохождением экспертизы или настройкой сложных коэффициентов в актах, команда Expertsmet.ru всегда готова прийти на помощь. Мы специализируемся на профессиональном аудите смет и сопровождении строительных контрактов любой сложности.
Expertsmet.ru
mail@expertsmet.ru
8 (800) 300 87 72
ПТО и сметный отдел на аутсорсе: расчёт, проверка и сопровождение смет под объект, КС-2, КС-3, ВОР
Подключаем команду инженеров-сметчиков и специалистов ПТО вместо дорогого штата. Работаем по ФЕР/ТЕР/ГЭСН, в вашем формате и по требованиям заказчика. Берём на себя составление/проверку локальных и сводных смет, фиксацию допущений и корректировки при изменениях РД — до согласования.
